Você não foi à nossa oficina? Ou foi, mas esqueceu algum detalhe sobre aquele documento? Seus problemas acabaram! :)
Neste post vamos apresentar nossa oficina em formato virtual. Vem com a gente!
A Arquivologia não é assim uma
disciplina tão distante e estranha. Ela faz parte do nosso cotidiano. Quer ver?
Durante toda a nossa vida acumulamos uma infinidade de documentos. Desde que
nascemos, não podemos ser considerados cidadãos sem a Certidão de Nascimento.
Documentos a nosso respeito serão emitidos até mesmo após a nossa morte.
Pensando nisso, podemos ver que cada um
é um pouquinho arquivista, já que devemos gerir o nosso próprio fundo pessoal.
Para ajudar nesta tarefa, nós do blog A Diplomática do Diploma vamos apresentar
algumas técnicas e conceitos da Arquivologia, especialmente da Diplomática e
Tipologia Documental, que os estudantes de graduação podem usar para organizar
seus documentos relativos a esta etapa da vida acadêmica.
Abaixo você tem uma cópia
do folder que distribuímos durante a oficina. Nele você pode aprender mais
sobre o prazo de guarde de alguns dos documentos mais importantes da vida
acadêmica para um estudante de Graduação. Você pode imprimir e guardar na sua
pasta, mochila, ou salvar no seu computador para consultar quando precisar:
Agora, dê uma olhada atenta nos documentos abaixo, e vamos entendê-los
melhor:
Comprovante de registro: prova que você foi admitido na UnB e pode se matricular. Deve ser guardado até que você esteja regularmente matriculado. Com ele você pode solicitar a carteirinha. Ah, lembre-se de guardar a senha registrada nesse comprovante. Com ela você pode acessar o Matricula Web e a rede Wi-fi da UnB.
Carteirinha de estudante: o uso mais clássico é para pagar meia em atividades culturais. Ela também serve para pegar livros na BCE, entrar no RU e tem muitos outros usos na UnB. Guarde com você durante todo o seu período de graduação. Às vezes, para a sua eficácia, é preciso apresentar junto o comprovante de matrícula.
Comprovante de matrícula: prova que você está matriculado em disciplinas da UnB durante um semestre. Ele só é válido com carimbo e assinatura da secretaria do seu curso. Quando você pegar o comprovante, pode jogar fora o do semestre anterior, pois não tem mais validade.
Forpen: mostra quais disciplinas obrigatórias ainda estão pendentes, seus pré-requisitos e quantos créditos ainda faltam para que você possa se formar. O prazo de guarda é igual ao do histórico.
Diploma de graduação: o documento mais esperado desses 4, 5, 6 ou 7 anos desde seu ingresso na UnB. Nem precisa dizer que ele deve ser guardado permanentemente. Acho que você também já sabe pra que ele serve, né?
Histórico Escolar: prova a sua trajetória acadêmica na graduação. Forma de ingresso, disciplinas cursadas, menções, créditos complementares, créditos exigidos e obtidos são elementos mostrados neste documento. Você deve guardar o histórico parcial a cada semestre até retirar o próximo e o histórico final deve ser guardado permanentemente.
Recibos de entrega de trabalhos: você pode levar uma cópia do seu trabalho e pedir que seu professor ateste o recebimento dele. Para evitar problemas, guarde até o término do período de revisão de menção e o devido registro no seu histórico.
Devemos estar atentos a estes sinais nos documentos que acumulamos e nos documentos que nos são apresentados, de forma a evitar fraudes. Em relação aos documentos passíveis de serem acumulados por estudantes de graduação, a maioria das fraudes é relacionada aos diplomas ou às carteirinhas estudantis, como podemos ver nos links abaixo:
Podemos observar que a carteirinha da UnB possui poucos elementos de validação, podendo ser facilmente falsificada, principalmente considerando que a verificação desses elementos não é feita de forma minunciosa. Entre os sinais de validação da carterinha podemos elencar: foto 3x4 do estudante, assinatura do Secretário-Geral de Administração Acadêmica e o código de barras.
Quanto ao Diploma de Graduação da UnB, observamos que este possui mais sinais de validação, o que dificulta a fraude, tais como: marcas d’água no papel, assinatura do Reitor e do Secretário-Geral de Administração Acadêmica, carimbo, selo holográfico, registro no MEC, datas, apostila de segurança e um número identificador.
As Declarações emitidas pela Secretaria do Curso também apresentam sinais de validação (carimbo e assinatura do funcionário que emite o documento) e somente são consideradas válidas, na maioria dos casos, com a presença destes sinais.
Histórico Escolar: prova a sua trajetória acadêmica na graduação. Forma de ingresso, disciplinas cursadas, menções, créditos complementares, créditos exigidos e obtidos são elementos mostrados neste documento. Você deve guardar o histórico parcial a cada semestre até retirar o próximo e o histórico final deve ser guardado permanentemente.
Recibos de entrega de trabalhos: você pode levar uma cópia do seu trabalho e pedir que seu professor ateste o recebimento dele. Para evitar problemas, guarde até o término do período de revisão de menção e o devido registro no seu histórico.
Diplomaticamente Falando...
Os sinais de validação em um documento servem como elementos para a garantia da autenticidade. Segundo Luciana Duranti (1996) um documento é autêntico quando é certificado por funcionários autorizados a executar essa função, passando a constituir uma evidência legalmente admissível.Devemos estar atentos a estes sinais nos documentos que acumulamos e nos documentos que nos são apresentados, de forma a evitar fraudes. Em relação aos documentos passíveis de serem acumulados por estudantes de graduação, a maioria das fraudes é relacionada aos diplomas ou às carteirinhas estudantis, como podemos ver nos links abaixo:
Quanto ao Diploma de Graduação da UnB, observamos que este possui mais sinais de validação, o que dificulta a fraude, tais como: marcas d’água no papel, assinatura do Reitor e do Secretário-Geral de Administração Acadêmica, carimbo, selo holográfico, registro no MEC, datas, apostila de segurança e um número identificador.
As Declarações emitidas pela Secretaria do Curso também apresentam sinais de validação (carimbo e assinatura do funcionário que emite o documento) e somente são consideradas válidas, na maioria dos casos, com a presença destes sinais.
Declaração de Aluno Regular
Visando otimizar a compreensão do fluxo de alguns documentos aqui exemplificados, criamos alguns fluxos no Bizagi, programa muito legal, já falamos dele aqui.
Então, agora que você já aprendeu bastante sobre os principais
documentos acumulados por um estudante de graduação, vamos dar uma dica bônus: você sabia que pode ter uma prova documental
de que entregou um trabalho para seu professor? É só levar uma cópia do
trabalho no dia da entrega e solicitar que o seu professor ateste o recebimento
nesta cópia. Guarde ela com você até o processo de lançamento de menção ser
concluído.
Esperamos que tenham gostado. Qualquer dúvida, coloquem aí nos comentários
e, se quiserem aprender mais sobre arquivologia, documentos, diplomática e
tipologia documental em assuntos do nosso dia-a-dia, acessem os blogs dos
nossos colegas e do nosso professor, que estão relacionados aí à direita.
Até a próxima!
DURANTI, Luciana. Diplomática: usos nuevos para una antigua ciencia. Trad. Manuel Vázquez. Carmona (Sevilla): S&C, 1996.
